Resevillkor

Lingmerths Group AB Särskilda villkor för avtalskunder

Bakgrund 

Lingmerths Group AB med organisationsnummer 556054-2747, i det följande ”Lingmerths” förmedlar resetjänster för företag. Kunden AB, i det följande ”Kunden” är ett företag som önskar köpa resetjänster. 

Parterna är nu överens om att dessa villkor skall tillämpas vid köp av affärsresor där Lingmerths förmedlar resetjänster till Kunden, enligt ett mellan parterna träffat avtal. 

Genom att ingå Avtal avseende köp av resetjänster med Lingmerths accepterar du dessa villkor. 

• Looking for this infomation in English?

1. Avtalet och villkor

Avtalet jämte dessa villkor blir bindande när Kunden digitalt eller skriftligt signerat Lingmerths avtal. Därigenom godkänner Kunden dessa särskilda villkor, villkor för GDPR, samt prislista. 

Avtalet jämte dessa villkor, kallas nedan gemensamt för Avtalet. 

2. Lingmerths åtagande 

Lingmerths skall ansvara för samtliga beställningar och bokningar för hela den efterfrågade resebyråtjänsten, debitering sker enligt överenskommen prislista. 

Lingmerths leder och detaljplanerar utförandet av resebyråtjänsterna i samråd med Kunden. Lingmerths skall använda för arbetet erforderligt antal resurser med för uppgiften adekvat utbildning och kompetens. 

Redovisning och dokumentation av Tjänsterna utförs enligt Avtalsparternas överenskommelse. 

Lingmerths skall medverka till att det totala resandet, med hänsyn till uppdragets karaktär och inom ramen för Kundens resepolicy planeras och genomförs på ett effektivt sätt. 

Lingmerths åtar sig att genom ett aktivt reseplanerande skapa förutsättningar till betydande besparingar. Lingmerths kommer att sträva efter att nedbringa resekostnader för Kunden genom att: 

Lingmerths skall vara neutral som distributör av reserelaterade tjänster, val av tjänsteleverantör skall alltid ske i enligt med Kundens resepolicy, riktlinjer och Leverantörsavtal. 

Vid beställning skall alltid om möjligt det mest kostnadseffektiva alternativet föreslås som möter Kundens krav via Kundens resepolicy, riktlinjer och Leverantörsavtal.   

Kontinuerligt hålla sig uppdaterad på förändringar av säkerhetsläge och annat som är relevant för genomförandet av resebyråtjänsten. 

Vid bokning utan anmodan informera om relevanta bestämmelser, regler och annat av betydelse inför genomförandet av resan. 

Möta de uppställda kvalitets- och miljökrav, i enlighet med: ISO 9001-2015, ISO 14001-2015. 

3. Kundens åtaganden

Kunden skall kostnadsfritt och utan dröjsmål tillhandahålla Lingmerths korrekt och fullständig information som erfordras för tjänstens genomförande och aktivt verka för fullgörandet av Tjänsterna i Avtalet. 

Denna information ska innehålla resenärsinformation om alla resenärer (även icke anställda som reser på Kundens uppdrag och nyttjar tjänsterna.) 

• Företagets resepolicy. 

• Företagets riktlinjer vid tjänsteresor. 

Denna information skall alltid hållas relevant och uppdaterad; sker några väsentliga ändringar, skall detta meddelas omgående. 

 Kunden är ansvarig att kontrollera att stavning av namnet i bokning, bekräftelse och biljett stämmer överens med stavning av namnet i passet. 

Om kunden inte meddelar Lingmerths fel i bokningsbekräftelse och/eller i flygbiljett,  som kunden upptäckt eller borde ha upptäckt, ansvarar inte Lingmerths för skada som uppstår till följd av detta.  

Lingmerths ska, på kundens begäran och om så är möjligt, korrigera felaktiga uppgifter. Lingmerths har rätt till ersättning för de kostnader korrigeringen medför samt för Lingmerths administrativa kostnader. 

Om felet orsakas av Lingmerths har Lingmerths inte rätt till sådan ersättning. 

Kunden är ansvarig för att den e-postadress som angivits är korrekt och skall omgående kontakta Lingmerths om inte bokningsbekräftelsen kommer inom några minuter vid bokning. 

Kunden är vidare ansvarig för att kontrollera färdhandlingar samt flygbolagens villkor för sin resa som är levererat av Lingmerths. 

Lingmerths kan behöva kontakta kunden till exempel vid ändringar i den köpta flygresan. Kunden är skyldig att lämna korrekta kontaktuppgifter såsom telefonnummer och e-postadresser. Kunden är även skyldig att löpande kontrollera om man har mottagit meddelanden från Lingmerths. 

Lingmerths ansvarar inte för eventuell skada som uppkommer för kunden vid ändring i den köpta flygresan om Lingmerths på ett korrekt sätt har meddelat resenären om ändringen. 

Kunden är ansvarig för att ta reda på vad som gäller i fråga om pass, visum, vaccinationer, intyg osv. som krävs för resan. 

4. Personuppgifter

Lingmerths följer kraven i dataskyddsförordningen även kallad GDPR (General Data Protection Regulation). 

Lingmerths behandlar alla sina kunder, samarbetspartners, leverantörer, och medarbetares personuppgifter enligt dataskyddsförordningen och med största respekt för den personliga integriteten. För mer information om hur Lingmerths behandlar personuppgifter, hänvisas till: www.lingmerths.se/gdpr 

 Båda parterna är var för sig ansvarig för att samtliga personuppgifter eller annan känslig information behandlas i enlighet med tillämpliga lagar samt att tillämpliga regler följs i enlighet med GDPR. Resenärsprofiler skall läggas upp för samtliga resenärer, samtliga efterfrågade uppgifter ifylles av Kunden på en för ändamålet särskild blankett. 

5. Personal

Lingmerths garanterar att deras personal utbildas kontinuerligt både internt och externt för att tillgodose såväl Lingmerths som Kundens krav på kompetens. Lingmerths äger vidare rätt att byta personal, givet att kvalitet bibehålls. 

 Lingmerths äger rätt att utföra hela eller delar av tjänsterna genom underkonsulter. 

Om Lingmerths byter ut större delen av underkonsulter som kan påverka den av Kunden upplevda servicenivån, skall det meddelas Kunden en månad innan genomförandet. 

6. Bokningsprocessen, beställning

Enligt Lingmerths kvalitetskrav hanteras bokningsprocessen av en och samma person – allt från bokning, biljettering, fakturering och leverans. Denna person ansvarar för alla kontakter mellan Lingmerths och Kundens beställare avseende den aktuella bokningen. 

Vid varje beställning informeras om möjligheten till om- och avbokning. Efter varje bokning skickas en bekräftelse med resplan innehållande uppgifter om resenär, referens, avgångs- och ankomsttider, destination och pris.  

Lingmerths medverkar till att resandet planeras på ett effektivt sätt med hänsyn till Kundens resepolicy och avtal, (statliga avtal) samt Lingmerths unika avtal. 

Lingmerths har öppet på helgfria vardagar mellan klockan 08:00 – 17:00. 
Vid frågor på andra tider hänvisas till Lingmerths 24-timmars-service  Service utanför normala kontorstider medför att ett extra arvode tas ut enligt avtalad prislista. Beställning kan ske via telefon, elektronisk post eller besök i butik/kontor, andra system kan erbjudas vid förfrågan.  

7. Grupp – och konferensarrangemang

Lingmerths tillhandahåller grupp-, konferens- och mässarrangemang för kunden. När det gäller denna typ av tjänster har Lingmerths mycket lång erfarenhet av både stora och mindre arrangemang. I prislistan angivna arvoden gäller inte för grupp- och konferensarrangemang, utan dessa tjänster offereras vid varje enskilt tillfälle. 

8. Leverans

Leverans av biljetter och annan dokumentation sker via elektronisk biljett och elektronisk korrespondens, där så är möjligt. Alternativa leveranssätt kan på förfrågan från kunden tillhandahållas av Lingmerths. I de fall extra kostnader uppkommer på grund av en av kunden vald leveransmetod kommer dessa vidarefaktureras till Kunden. Om extra kostnader uppkommit för leverans på grund av fel hos Lingmerths så står Lingmerths för dessa kostnader. 

 Dokumentation som ingår i beställningen är minst, men inte endast; biljetter, kompletta resplaner, adress och telefonnummer till hotell, hyrbilsfirmor. 

9. Ansvar

Lingmerths förmedlar resetjänster, uteslutande i egenskap av bokningsagent, för leverantörer av dessa tjänster. Lingmerths ansvarar inte för utebliven leverans där leverantör på något sätt felat. Vid utebliven leverans av förbetald resetjänst, oavsett orsak, biträder Lingmerths Kunden i samband med reklamationer. 

Ersättning debiteras enligt arvodeslista. Lingmerths ansvarar för sådana fel som byrån, genom oaktsamhet, orsakat, till exempel fel i flygbiljett eller felaktig/missvisande information, om inte Lingmerths kan visa att den inte varit oaktsam. 

10. Pris och ändring av pris

Specifika villkor för ändringar anges i samband med bekräftelseutskick. 

Lingmerths förbehåller sig rätten att ändra priset beroende på, ändrade valutakurser, nya eller höjda avgifter, skatter eller tillägg (såsom bränsletillägg) som tillkommit efter denna tidpunkt. 

Lingmerths förbehåller sig rätten att, utöver i föregående punkt angiven avgift, debitera Kunden för underleverantörers eventuella avgifter i samband med ändring. 

I vissa länder kan det tillkomma lokala avgifter och skatter som ska betalas i lokal valuta. Sådana skatter och avgifter ingår inte i biljettpriset. 

11. Avbeställningsskydd och reseförsäkring

Specifika avbokningsvillkor för bokad resa anges i samband med bekräftelseutskick. 

I flygresans pris ingår inte avbeställningsskydd. Avbeställningsskydd tecknas separat och måste tecknas senast i samband med att resan bokas. Lingmerths anlitar Solid Försäkring. 

Vid köp av avbeställningsförsäkring via annan försäkringsgivare än Lingmerths gäller det försäkringsbolagets villkor. I resans pris ingår inte reseförsäkring. Detta måste tecknas separat. Lingmerths samarbetar med Solid försäkringar och deras villkor för försäkring gäller. 

12. Force Majeure

Lingmerths ansvarar inte för fel, dröjsmål eller annan skada som beror på lagbud, myndighetsåtgärd eller -föreläggande, krigshändelse, strejk, naturkatastrof, större utbrott av allvarlig sjukdom eller annan liknande omständighet eller händelse som ligger utanför Lingmerths kontroll. 

 Inte heller ansvarar Lingmerths för eventuella skador som beror på underleverantörs bristande utförande av resetjänst, till exempel skador på grund av inställda eller försenade flyg. 

13. Friskrivning

Arrangören ansvarar inte för skada som drabbar Kunden och/eller Resenär och som beror på förhållande utanför Arrangörens kontroll. Inte heller ansvarar Arrangören för eventuella skador som beror på underleverantör som Arrangören anlitat för att utföra tjänst som ingår i grupparrangemanget, till exempel inställda eller försenade flyg. Kundens eller Resenärens eventuella anspråk skall i sådant fall riktas direkt mot berörd underleverantör. 

14. Reklamation/avhjälpande och försäkringar

Kunden skall skriftligen framställa anspråk på ersättning för att inte förlora sin talan senast en  månad efter det att denne märkt eller borde märkt grunden för kravet. 

Kunden vänder sig här till: reklamation@lingmerths.se. 

Lingmerths skall inom fem arbetsdagar efter det att reklamationsärendet har inkommit kontakta Kunden med ett förslag på åtgärd. Lingmerths skall inneha en ansvarsförsäkring. 

15. Sekretess

Båda parter var för sig förbinder sig att under Avtalets giltighetstid samt därefter utan begränsning i tid iakttaga sekretess rörande företags- och /eller affärshemligheter eller information som i övrigt är att betrakta som information av konfidentiell natur. Detta Avtal är att betrakta som konfidentiell information. 

Sekretess skyldigheten gäller inte sådan information som Part kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom Avtalet eller som är allmänt känd. 

Part förbinder sig att ålägga anställd personal och tredje-partsrepresentanter som får tillgång till konfidentiell information att iaktta motsvarande sekretess. 

16. Pris och fakturering

För den avtalade resebyråservicen betalar Kunden ett arvode, enligt avtalad prislista. Arvodet är exklusive moms. 

Arvodet är fast under första avtalsåret och justeras därefter enligt preliminärt AKI, eller motsvarande, för tjänstemän SNI 2007, kolumn N, med en basmånad som fastställs i ramavtalet vilket utgörs arvodets lägsta nivå. 

Direktfakturering i samband med biljettleverans, trettio dagars kredittid. Andra betalningslösningar kan erbjudas separat av Leverantören: 

Följesedlar med samlingsfaktura, Resekonto, Kreditkort, Elektronisk fakturering – EDI Dröjsmålsränta debiteras i enlighet med räntelagen.

17. Giltighetstid

Detta avtal träder i kraft dagen för undertecknandet av båda parter och gäller därefter tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid om sex månader. Ändringar av och tillägg till Avtalet skall för att vara bindande vara skriftliga och vara av behörig undertecknande av båda Parter.

18. Tvist

Tvist rörande detta avtal ska avgöras enligt svensk domstol, med tillämpning av svensk rätt. 

19. Hävning

Vardera part äger rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om Part i väsentligt avseende bryter mot bestämmelser i Avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio kalenderdagar efter skriftlig anmodan härom. 

Lingmerths ska äga rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om Kunden försätts i konkurs, träder i likvidation, inleder ackordsförhandlingar, ställer in betalningar eller kan antas komma på obestånd. 

Vid Avtalets upphörande äger Lingmerths rätt till ersättning från Kunden för eventuella Tjänster som Kunden erhållit och inte erlagt betalning för vid Avtalets upphörande. Av Kunden erlagd ersättning i förskott återbetalas ej.